Geschäftsbrief – So punkten Sie bei Kunden und Lieferanten

Geschäftsbrief – So punkten Sie bei Kunden und Lieferanten

Damit Kunden und Lieferanten wissen, auf wen und auf was sie sich einlassen, sollten Sie zunächst einmal authentisch sein. Was heißt das, wenn es um einen geschriebenen Text wie den Geschäftsbrief geht?

Zuerst sollte sich ein Unternehmen klar darüber sein, wie es gesehen werden will und was seine Werte sind. Vieles kann man schon am Slogan eines Unternehmens ablesen, da er die Kernaussage des Unternehmens kurz darstellen sollte:

Der Slogan als Kernaussage auf dem Geschäfsbrief

Der Slogan der Commerzbank zum Beispiel lautet: Die Bank an Ihrer Seite. Dann will der Kunde Briefe lesen, die ihm das Gefühl geben, dass diese Bank an seiner Seite für ihn da ist und sich um seine Finanzangelegenheiten kümmert. Der Slogan der Deutschen Bank dagegen heißt: Leistung aus Leidenschaft. Das ist etwas ganz anderes. Kunden der Deutschen Bank wollen in den Briefen die Leidenschaft für gute Anlage-Ergebnisse spüren und natürlich auf dem Konto die entsprechenden Zahlen lesen. sollten beide fusionieren, dürfen wir gespannt sein, was sich ändert.

Viel zu wenige Unternehmen denken übrigens daran, den Slogan auf den Briefbogen zu drucken. Das ist aus meiner Sicht ein Fehler, weil der Slogan zusammen mit dem Namen unbewusst das Bild prägt, das man sich von dem Unternehmen macht. Und da hat der Kunde noch gar nicht gelesen, was wir ihm gerade schreiben. Er hat nur das Briefblatt überflogen, um zu schauen, wer ihm schreibt.

Was gilt alles als Geschäftsbrief?

Geschäftsbrief ist alles, was in schriftlicher Form mit geschäftlichem Inhalt an Unternehmen oder Privatpersonen verschickt wird. Also das Vertragsangebot ebenso wie die Vertragsannahme, die Auftragsbestätigung genauso wie jedes andere kaufmännische Bestätigungsschreiben. Mängelrügen, Mahnungen, Kündigungen Rechnungen und Quittungen. Neuerdings zählen auch E-Mails mit geschäftlichem Inhalt dazu. Damit man die Identität des Absenders zweifelsfrei prüfen kann, müssen E-Mails mit rechtsverbindlichem Inhalt mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden.

Das alles sind also Geschäftsbriefe und die sind nach der Abgabenordnung von Unternehmen „geordnet“ aufzubewahren – ja, die Abgabenordnung sagt ausdrücklich „geordnet“! – Rechnungen und buchhaltungsrelevante Schreiben 10 Jahre lang, alles andere 6 Jahre.

Regeln für den Geschäftsbrief

Die DIN 5008 regelt, wie man eine DIN-A-4-Seite so einrichtet, dass alles im Brief an der richtigen Stelle steht, und zum Beispiel die Adresse richtig lesbar im Fenster des Briefumschlags erscheint. Und die DIN regelt auch, wie bestimmte Zeichen verwendet und Zahlen geschrieben werden. Das dient der leichten Auffindbarkeit und Lesbarkeit für den Leser und der Erleichterung beim Schreiben für den Verfasser. Es beinhaltet auch, wie Adressen geschrieben werden, wo Seitenzahlen und Anlagenverweise stehen sollten und so weiter.

Alles, was die DIN nicht zwingend regelt, kann jedes Unternehmen für sich selbst anders entscheiden und zum Beispiel zusammen mit Formulierungsempfehlungen in einem Korrespondenzleitfaden für alle kaufmännischen Mitarbeiter verbindlich festlegen. Dazu sollte auch die Schriftart und Schriftgröße gehören, in der die Geschäftsbriefe geschrieben werden sollen. Das gilt auch dann, wenn das vielleicht schon im Design-Handbuch steht. Es ist immer gut, alles zu einem Arbeitsbereich an einer Stelle zu regeln. Solche Regelungen haben den großen Vorteil, dass jeder Mitarbeiter an seinem Arbeitsplatz bestimmte Dinge entscheiden kann. Das bedeutet weniger Rückfragen, weniger Abstimmzeit und die Aufgaben sind schneller erledigt.

Der Korrespondenzleitfaden als nützliche Entscheidungshilfe

Wenn das Unternehmen für bestimmte, vielleicht sogar besonders typische oder besonders schwierige Situationen im Leitfaden Formulierungsbeispiele gibt, kann jeder Mitarbeiter entscheiden, ob seine Formulierung in die gewünschte Richtung geht oder nicht. Wenn nicht, kann er gleich selbst nachbessern. Und ein absoluter Vorteil ist, – vorausgesetzt, alle halten sich an die Regeln im Leitfaden – dass die Briefe nach außen ein einheitliches Bild abgeben ohne leblos und steril zu sein. Denn jeder kann trotzdem sich selbst treu bleiben – im abgesteckten Rahmen, versteht sich.

Standard- und Bausteintexte immer wieder aktualisieren

In jedem Unternehmen entwickeln sich über kurz oder lang Standardtexte heraus. In einem Betrieb mehr, im anderen weniger. Das hängt häufig mit der Art des Geschäfts zusammen. Wer standardisierte Produkte oder Dienstleitungen anbietet, wird mehr Standardtexte verwenden, als es besonders innovative Firmen tun werden. Das liegt oft in der Natur der Sache. Und wo es passt, haben Standards absolut ihre Berechtigung. Sie bedeuten auf jeden Fall eine Arbeitserleichterung.

Nur sollten die Kunden und Geschäftspartner nicht merken, dass wir mit Standardtexten arbeiten. Wenn nämlich jemand zum – sagen wir – dritten Mal den exakt gleichen Brief liest, wirft das kein gutes Licht auf die Firma. Für solche Fälle empfehlen sich Variationen zu den Standards. Und leider haben Standardtexte meist die Tendenz, ewig zu leben. Also sollte man sie von Zeit zu Zeit bereichsweise austauschen, damit die Texte mit der Unternehmensentwicklung Schritt halten.

Kreative erste und letzte Sätze

Ein guter Ort für Abwechslung im Geschäftsbrief sind der Anfang und der Schluss. Deshalb empfehle ich, die ersten und die letzten Sätze immer wieder neu zu formulieren. Damit zeigt man schon, dass man sich auf den Empfänger eingestellt hat. Und man setzt sich positiv ab von den ewig gleichen Einleitungssätzen wie „Vielen Dank für Ihr Schreiben vom Soundsovielten.“ Wenn man stattdessen gleich schreibt: „Gern beantworten wir Ihre Fragen zur Wertentwicklung Ihres Fonds.“, dann ist man gleich mitten im Geschehen und die Chance, dass der ganze Brief flotter wird, ist groß.

Hier gibt es die kostenlose PDF-Datei Checkliste für gute Briefe . Und wer gern gleich frischen Wind in seine wichtigsten Geschäftsbriefe bringen will, der schreibt mir am besten eine E-Mail an info@baron-texttraining.de und wir machen eine kostenlose telefonische Kurzberatung aus.

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