Buchstäblich gute Briefe – Anfang und Ende

Buchstäblich gute Briefe – Anfang und Ende

So wichtig wie der Einstieg in einen Brief oder eine E-Mail ist auch der Ausstieg. Beides zusammen ist vergleichbar mit dem ersten und letzten Eindruck bei einer persönlichen Begegnung.

Sie kennen das alle: Sie betreten ein Geschäft. Wenn Sie jetzt freundlich bergrüßt werden – persönlich vom Personal oder durch eine ansprechende Warenpräsentation – werden Sie gern stöbern und kaufen. Wenn dann auch an der Kasse alles reibungslos geht und Sie mit einem freundlichen Satz verabschiedet werden, werden Sie gern wiederkommen. Ganz anders, wenn das Warenangebot lieblos präsentiert und Sie nur floskelhaft begrüßt und verabschiedet werden.

Bei Briefen ist das genauso. Kunden erkennen Floskeln auf den ersten Blick. Als Einstieg ein formelhaftes “Vielen Dank für Ihr Schreiben vom Soundsovielten” ist genauso quälend wie ein letzter Satz, der unter allem stehen könnte.

Der erste Satz – die Zehe, auf die man tritt

Kennen Sie das auch? Sie sitzen vor dem Rechner und ertappen sich dabei, dass Sie schon wieder einen Brief oder eine E-Mail mit einem Standardsatz anfangen? Nach meinem Empfinden fangen viel zu viele geschäftliche Briefe und E-Mails in laufenden Kundenbeziehungen mit “Vielen Dank für Ihr Schreiben/Ihre E-Mail vom 30. April” an.

So einen Satz will niemand lesen. Und die Angabe “Ihr Schreiben vom tt.mm.jjjj” gehört auch gar nicht in den ersten Satz. Sie gehört in den Bezugszeichenblock. Nun höre ich in meinen Korrespondenz-Trainings häufig, dass man dafür in dem Bezugszeichenblock keinen Platz habe. Und tatsächlich haben viele Unternehmen für diese Angabe keine Zeile vorgesehen. Wenn das aus irgendeinem internen Grund tatsächlich nicht zu ändern sein sollte, gehört “Ihr Schreiben vom …” in die Betreffzeile.

Ich höre Sie schon fragen: “Ja, aber was schreibt man denn dann in den ersten Satz?” Ganz einfach: Etwas für den Leser Nützliches. Das kann zum Beispiel etwas sein wie: “In Ihrem Brief haben Sie uns nach der Ablaufleistung Ihrer Lebensversicherung gefragt.” Ein solcher Satz hat den großen Vorteil, dass er dem Angeschriebenen sofort signalisiert, dass wir sein Anliegen verstanden haben. Und nach dem Satz kann man gleich mit der Antwort rausrücken.

Seien Sie kreativ, wenn es um den ersten Satz in Ihren Schreiben geht. Kaum etwas ist langweiliger, als der immer ähnliche erste Satz, egal von wem man einen geschäftlichen Text bekommt. Nutzen Sie dazu einen der Anhaltspunkte, die Ihnen Ihr Korrespondenzpartner in seinem Schreiben frei Haus geliefert hat. Das allein macht Ihre Korrespondenz schon um einiges flotter. Viel Spaß beim “Frühjahrsputz” in Ihren Standardbriefen.

Mehr Tipps zu diesem Thema gibt es in meinen firmeninternen Korrespondenz-Seminaren und in persönlichen Beratungen. Eine kurze telefonische Erstberatung ist pro Firma kostenlos. Schreiben Sie mir einfach eine kurze  E-Mail klartext@baron-texttraining.de, dann vereinbaren wir einen Termin.

Welchen Impuls geben Sie mit Ihrem letzten Satz im Brief?

Wollen Sie Ihren Adressaten abschrecken oder gar vor einer Geschäftsbeziehung mit Ihnen warnen? Oder wollen Sie nicht vielmehr signalisieren, dass es  erfolgversprechend und vielleicht sogar ein Vergnügen ist, mit Ihnen geschäftlich verbunden zu sein?

Letzte Sätze zum Abgewöhnen

1. Wir würden uns freuen, Ihnen hiermit geholfen zu haben.
2. Wir stehen Ihnen für Rückfragen jederzeit gern zur Verfügung.
3. Wir hoffen, Sie bald zu unseren zufriedenen Kunden zählen zu dürfen.

Das sind nur ein paar Beispiele. Wahrscheinlich haben die meisten von uns einen dieser Sätze so oder so ähnlich schon einmal geschrieben. Meist macht man sich gar keine Gedanken darüber, weil solche Sätze schon seit Generationen durch unsere Geschäftsbriefe geistern. Wenn wir aber innehalten, merken wir:

Hier stimmt etwas nicht!

1.  Diese Formulierung sagt, dass Sie sich nicht wirklich freuen und der Rest klingt umständlich.
2.  Dieser Satz ist genauso weit verbreitet wie er gelogen ist: Die meisten von uns sitzen wahrscheinlich im Büro und haben überhaupt keine Lust, über sich verfügen zu lassen.
3.  Wer hoffen muss, hat sich nicht genug Mühe gegeben. Der zweite Teil des Satzes legt den Gedanken nahe, dass Ihr Unternehmen auch unzufriedene Kunden hat. Außerdem hört sich “zählen zu dürfen” ein wenig unterwürfig an. Sind Ihr Kunden Nummern?

Jetzt wollen Sie natürlich zu Recht wissen, wie es besser geht. Das ist ziemlich einfach. Überlegen Sie sich, was Sie selbst gern am Ende eines Briefes, eines Angebots etc. lesen wollen. Oder versetzen Sie sich in Ihren Adressaten und schreiben Sie, was er gern lesen möchte. Je genauer Sie auf die konkrete Situation eingehen, desto besser. Dann könnte sich der Ersatz für unsere drei Floskeln zum Beispiel so lesen:

Die besseren Schluss-Sätze

1. a) Wir freuen uns, wenn Ihre Frage damit beantwortet ist.
1. b) Ist Ihre Frage damit beantwortet? Falls noch etwas unklar ist, rufen Sie mich bitte an.
1. c) Mit diesen Einstellungen druckt Ihr neuer Drucker nun auch große Dateien perfekt im Duplex-Verfahren.
2. a) Weitere Fragen zu den Einsatzmöglichkeiten der Maschine beantworte ich Ihnen gern telefonisch.
2. b) Antworten auf weitere Fragen hierzu bekommen Sie unter 0123 9876-123.
2. c) Wenn Sie Fragen zu Ihrem Vertrag haben, rufen Sie uns bitte an. Wir nehmen uns gern Zeit für Sie.
3. a) Wir sind gespannt, für welche Version Sie sich entscheiden.
3. b) Wann dürfen wir Sie mit unseren Leistungen überzeugen?
3. c) Wir freuen uns auf Ihren ersten Auftrag und sichern Ihnen schon jetzt eine gewissenhafte Ausführung zu.

Sehen Sie, was ich meine? Die Wirkung ist eine gänzlich andere. Vermeiden Sie gerade am Ende Ihrer Briefe Konjunktiv-Formulierungen, “hoffen” Sie nur, wenn Sie keinen Einfluss auf den Lauf der Dinge haben und stehen Sie nicht “zur Verfügung”.

Mit konkreten, flotten ersten und letzten Sätzen bringen Sie viel mehr Charme in Ihre Texte. Diesen angenehmeren, ehrlicheren Ton werden Ihre Kunden bewusst oder unbewusst mit Treue und Empfehlungen honorieren. Und ich freue mich, wenn Sie mir über Ihre Erfahrungen berichten.

Mehr Tipps zu diesem Thema gibt es in meinen firmeninternen Korrespondenz-Seminaren und in persönlichen Beratungen. Eine kurze telefonische Erstberatung ist pro Firma kostenlos. Schreiben Sie mir einfach eine kurze  E-Mail an klartext@baron-texttraining.de, dann vereinbaren wir einen Termin.

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