Geschäftsbrief DIN 5008 – das ist wichtig

Grundsätzlich regelt die DIN 5008 zum einen, wie man einen Geschäftsbrief so einrichtet, dass alle erforderlichen Angaben draufstehen. Und zwar so, dass zum Beispiel die Adresse auch im Fensterkuvert sichtbar ist und der Brief von der Post ohne Verzögerung zugestellt werden kann. Zum anderen regelt die Norm die einheitliche Anwendung von Schriftzeichen mit dem Ziel, Schriftstücke zweckmäßig und übersichtlich zu gestalten und möglichst gut lesbar zu machen. Dadurch wird die Schreibarbeit vereinfacht. Dabei  geht es wohlgemerkt ausschließlich um die Form. Was der Schreiber wie ausdrückt, steht sozusagen auf einem ganz anderen Blatt. Also in der DIN 5008 geht es ausschließlich um Formalitäten.

Was regelt die DIN 5008 genau?

Konkret geht es in den offiziellen Regelungen zum Beispiel darum,

• wo das zu beschriftende Brieffeld beginnt,
• was im Anschriftenfeld wo steht,
• wie Telefonnummern, Zeiten oder Währungen angegeben werden,
• wo die sogenannte Bezugszeichenzeile bzw. der Informationsblock steht und was da hinein gehört
• wo die Betreffzeile hinkommt,
• an welcher Stelle das Datum steht und wie es geschrieben werden sollte,
• wie man auf Anlagen hinweist oder Seiten nummeriert und vieles mehr.

Gerade für neu gegründete Unternehmen ist es durch die Norm leicht, sich schnell Vorlagen für die wichtigsten Geschäftsbriefe zu erstellen. So sind darauf alle wichtigen Daten enthalten und stehen an der Stelle, an der sie von den meisten vermutet werden. Wenn man das noch nie gemacht hat, muss man sonst lange probieren, bis die Kundenadresse auch wirklich im Fensterkuvert lesbar ist. Oder man vergisst, die Bankdaten anzugeben oder weiß nicht auf Anhieb, wohin mit dem Ansprechpartner.

Der Vorteil mit der Computertechnik ist, dass man das einmal einrichtet und alle, die im Unternehmen Briefe schreiben, können darauf zugreifen. Schließlich sind Geschäftsbriefe auch Aushängeschilder für das Unternehmen und sollten ordentlich und wiedererkennbar sein.

Muss man sich eigentlich an die Regeln halten?

Nein, nicht an alle. Wobei es sogenannte Muss-Vorschriften gibt, die sollte man einhalten. Ein Beispiel dafür ist die Schreibweise von Uhrzeiten. Hier heißt es sinngemäß, dass jede Zeiteinheit, also Stunden, Minuten und Sekunden in zwei Ziffern, getrennt durch einen Doppelpunkt anzugeben sind. Also schreibt man zum Beispiel 12:45 Uhr.

Eine andere Muss-Vorschrift besagt, dass Absätze durch eine Leerzeile zu trennen sind. Wenn man sich heutige Briefe und besonders E-Mails anguckt, sieht man häufig nur eine Zeilenschaltung, statt einer echten Leerzeile (= 2 Zeilenschaltungen). Diese formalen Muss-Vorschriften erleichtern die Übersicht.

Daneben gibt es Empfehlungen, die man an Formulierungen erkennt wie „sollte …;  in der Regel …; ist nach Möglichkeit …; im Allgemeinen … oder es wird empfohlen …“ Hierher gehören Regelungen dazu, wie Seitenzahlen oder die Namen der Unterzeichner maschinenschriftlich angegeben werden können.

Unternehmenseigene Regeln sind möglich

Insofern kann sich jedes Unternehmen eigene Korrespondenzregeln geben. Wobei es absolut sinnvoll ist, sich an die meisten Regeln zu halten. Schließlich sind das Regeln aus der Praxis, die sich millionenfach bewährt haben und die für die meisten von uns gewohnt sind. Wenn Sie ein Schreiben bekommen, wissen Sie doch gleich, wo Sie zum Beispiel nach der Telefonnummer Ihres Ansprechpartners schauen.

Schränkt so eine Norm nicht ein?

Ja und nein. Die DIN 5008 hat tatsächlich den großen Vorteil, dass sie alle relevanten Details für den kaufmännischen Schriftverkehr zusammenfasst und regelt. Und ich sage immer: Nur wer die Regeln kennt, kann sie kreativ anwenden. Beispiel: Wenn man weiß, dass die DIN 5008 für das Datum in Geschäftsbriefen die internationale Schreibweise festlegt, – also die Reihenfolge Jahr, Monat, Tag, jeweils durch Bindestrich verbunden, also für den 18. Januar 2019 wäre das 2019-01-18 – dann kann man sich überlegen, ob man das sinnvoll findet. Schließlich lesen wir von links nach rechts und müssten nur für das Datum quasi in den Rückwärtsgang schalten und von rechts nach links lesen.

Wenn Unternehmen sagen, für Rechnungen ist das sinnvoll, aber für alles andere nicht, ist das völlig verständlich. Dann kann ein Unternehmen festlegen, dass es für alle anderen Korrespondenzen das Datum in der Art schreibt, wie wir es normalerweise lesen: Tag, Monat, Jahr, also zum Beispiel 18.01.2019. Oder noch besser lesbar mit ausgeschriebenem Monatsnamen.

Woher erfährt man, was in der DIN 5008 steht?

Die DIN 5008 ist fester Bestandteil der kaufmännischen Ausbildung und das Wissen wird auch zum Ausbildungsabschluss geprüft. Da die grundsätzlichen Regeln immer ungefähr gleich bleiben, geht es später nur darum, sich bei wesentlichen Änderungen auf dem Laufenden zu halten. Die DIN 5008 wird nur bei Bedarf angepasst. Das kommt so etwa alle 5 bis 8 Jahre vor. Die letzten wesentlichen Änderungen haben sich mit der Gestaltung längerer Texte, mit einer Änderung im Adressfeld und natürlich mit der E-Mail beschäftigt.

Welche Regeln gibt es für E-Mails?

Ich werde in Seminaren öfter mal gefragt, ob man bei der E-Mail die Anrede weglassen kann. Ja, kann man. Aber nur bei privaten und firmeninternen E-Mails, nicht aber, wenn die E-Mail als Geschäftsbrief genutzt wird. Da sagt die DIN eindeutig: dann „ist die Anrede fester Bestandteil“. Man würde ja auch keinen Brief ohne Anrede verschicken.

Und übrigens, damit man die Identität des Absenders zweifelsfrei prüfen kann, (Zitat:) „sind rechtsverbindliche Mitteilungen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen und sollten gegebenenfalls gegen unberechtigtes Lesen verschlüsselt übertragen werden.“ Das ist insofern sinnvoll, weil die E-Mail eher Postkarten- als Brief-Charakter hat.

Wie werden Geschäftsbriefe ins Ausland korrekt adressiert?

Die Regelung hierzu ist sehr eindeutig und gut durchdacht: Als Muss-Regel gilt, dass Orts- und Landesname in Großbuchstaben in lateinischer Schrift und arabischen Ziffern zu schreiben sind. Und die DIN empfiehlt, den Ortsnamen in der Sprache des Empfängerlandes zu schreiben. Beispiel: FIRENZE statt Florenz. Das Empfängerland steht aber in deutscher Sprache in der letzten Adresszeile. Für unser Beispiel ist das ITALIEN. Durch die Großbuchstaben erkennt unsere Post sofort, dass der Brief ins Ausland geht und versteht auch gleich, in welches Land. Der Ortsname ist dagegen für die Postzustellung im Empfängerland wichtig und muss dort verstanden werden. Also eine sinnvolle Regelung.

Die „Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung“ sind im Beuth-Verlag erschienen. Die aktuelle Ausgabe gibt es für zirka 15 Euro im Buchhandel. Hier gibt es außerdem kostenlose Tipps zum Erstellen eines Korrespondenzleitfadens.